RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS:

OFICINAS DE FENAMAD EN HORAS DE OFICINA.

CORREO DE FENAMAD (fenamad@fenamad.com.pe)

Términos de Referencia

para Administrador FENAMAD 

1. Antecedente 

FENAMAD es una Institución sin fines de Lucro con 38 años de experiencia en el desarrollo de Actividades de la Defensa y Protección de Derechos de Pueblos Indígenas incluyendo los Pueblos Indígenas en Aislamiento y Contacto Inicial en la cuenca del rio Madre de Dios. La FENAMAD agrupa a 37 Comunidades Nativas del Departamento de Madre de Dios y del distrito de Kcosñipata, provincia de Paucartambo, departamento del Cusco.

El área de Administración es un órgano funcional de apoyo al desarrollo de las actividades institucionales organizadas mediante otros órganos funcionales siendo estos el Consejo Directivo de FENAMAD y las diferentes áreas funcionales de línea (Territorio, Clima y Recursos Naturales; Organización; Educación y Cultura; Salud; Economía y Producción); otras áreas de apoyo (Legal, Comunicación, Cooperación Técnica Internacional) y coordinación (Coordinación Técnica).

Ejecuta sus actividades conforme las normas fijadas en los Estatutos, Manual de Organización y Funciones (MOF), Reglamento Interno de Trabajo (RIT). Organiza su labor conforme las reglas y procedimientos estándares de la administración, contabilidad y logística. Atiende requerimientos administrativos, financieros y logísticos conforme el plan estratégico institucional (Plan de Vida Plena Amazónica FENAMAD 2019-2023); la cartera de proyectos financiados y las políticas institucionales sobre manejo financiero, corrupción, seguridad, reclutamiento y desmovilización del personal, entre otras, establecidas por FENAMAD. Las políticas de gestión responden a las necesidades de desarrollo institucional que equilibran la visión indígena del desarrollo con la normativa nacional y los convenios con entidades de cooperación técnica nacional o internacional privadas, que definen un marco de compromisos para la transparencia en la gestión institucional.

El área de Administración reporta ordinariamente sus actividades al Presidente. Asimismo, atiende asuntos administrativos conjuntamente con la Tesorera y otros directivos. Desarrolla sus actividades en coordinación con otros órganos de Apoyo y con los(as) coordinadores(as) de proyectos institucionales. Asimismo, es supervisada por el Consejo Directivo de FENAMAD mediante un dirigente designado para cumplir esta función.

El área de Administración cuenta actualmente con un administrador, un contador, un asistente contable (en proceso de desarrollo) y un asistente administrativo de un proyecto específico.

FENAMAD cuenta con cooperación financiera internacional y nacional de diversas fuentes. Una de ellas es Rainforest Foundation Noruega (RFN) desde el año 2008. 

2. Justificacion

En el marco de las coordinaciones sostenidas entre FENAMAD y RFN, para la ejecución del Proyecto ¨ Defensa y protección del corredor territorial de Pueblos Indígenas en aislamiento Pano-Arawak y otros¨, que se está ejecutando en el período 2018-2022, se ha previsto que a partir del año 2020 la FENAMAD pueda contratar un(a) Administrador(a), con cargo a dicho proyecto.

2. Objetivo del Contrato 

Contar con un profesional administrador(a) con experiencia para asumir el cargo de Administrador FENAMAD.

4. Funciones 

• Organizar y dirigir el Área Administrativa y garantizar y facilitar el cumplimiento de los compromisos institucionales ante comunidades nativas, instituciones públicas y privadas, para alcanzar los objetivos, metas y acciones de cada proyecto, conforme su plan operativo anual.
• Administrar los recursos de todos los proyectos institucionales, incluyendo el manejo de las cuentas bancarias.
• Conjuntamente con el Coordinador Técnico y los responsables de Proyectos, elaborar los presupuestos de los proyectos.
• Ejecutar el presupuesto aprobado a través del giro y el control de los cheques, a cargo de dirigentes registrados y preparados por el administrador, bajo responsabilidad.
• Gestionar la solicitud de desembolsos de acuerdo al cronograma establecido con cada fuente donante.
• Atender los requerimientos de cada Proyecto de acuerdo a las partidas presupuestales aprobados para su Ejecución y conforme las Normas de Control Interno, con apoyo del Coordinador Técnico y responsables de proyectos.
• Administrar, ejecutar y controlar el presupuesto de los proyectos, de acuerdo a los Convenios y Contratos firmados entre FENAMAD y entidades cooperantes
• Cumplir y hacer cumplir las normas de administración financiera y de auditorías de proyectos de acuerdos a los Convenios y Contratos firmados entre FENAMAD y entidades cooperantes.
• Preparar informes financieros y presentar para su revisión y aprobación al Coordinador Técnico y Consejo Directivo conforme los estándares normativos, técnicos y cronograma de compromisos según fuente financiera.
• Alcanzar la documentación del personal para que el Área Legal elabore los contratos laborales y de locación de servicios según corresponda.
• Generar los contratos por otros servicios administrativos que requiera la institución.
• Cumplir el pago de sueldos del personal aprobado por el Consejo Directivo, conforme el presupuesto de los proyectos aprobado por los entes cooperantes.
• Controlar los ingresos propios de la institución y ejecutarlos conforme acuerdos del Consejo Directivo.
• Programar, adquirir y distribuir racionalmente los bienes y servicios de acuerdo a las necesidades y Normas de Control Interno.
• Preparar los flujos de caja.
• Participar en la planificación y evaluación de actividades de los proyectos.
• Participar de las reuniones programadas con fuentes cooperantes que incluyan asuntos administrativos y financieros.
• Preveer y provisionar fondos con anticipación para efectuar los pagos de impuestos y otras tasas legales (internet, luz, agua, arbitrios, etc.) y salarios.
• Realizar los trámites administrativos necesarios ente las instituciones públicas, entidades cooperantes y otras agencias.
• Revisar las rendiciones de cuenta efectuados por el personal de la institución, en concordancia con los parámetros establecidos en las Normas de Control Interno.
• Informar al Consejo Directivo los problemas (irregularidades) identificados y verificados en el ámbito administrativo, ocurridos durante el desarrollo de las actividades de los proyectos.
• Presentar y facilitar toda la información administrativa necesaria para la realización de Auditorías Externas.
• Informar al Coordinador Técnico sobre el funcionamiento de todas las áreas de trabajo y su personal asignado, incluyendo Vigilancia y Limpieza.
• Recabar y reunir información para la adquisición de equipos, materiales y bienes del proyecto (cotizaciones) conforme los estándares técnicos de cada proyecto.
• Realizar el mantenimiento de la infraestructura institucional, incluyendo los puestos de control PIACI y garantizar la logística de las misiones de campo.
• Garantizar el mantenimiento periódico de vehículos y motores, conforme sus requerimientos técnicos
• Gestionar y llevar el control del almacén de bienes y materiales adquiridos por cada proyecto, en coordinación con los responsables de los proyectos.
• Organizar la logística de talleres, seminarios, eventos de la institución, en lo que corresponda.
• Elaborar un balance de los bienes del proyecto.
• Realizar el mantenimiento de la infraestructura y bienes del proyecto.
• Realizar Inventarios anuales de todos los activos de la institución.
• Previo acuerdo del Consejo Directivo, proponer y dar de baja a bienes institucionales que hayan cumplido su vida útil.
• Presentar el Plan de adquisiciones y gastos al Consejo Directivo para su aprobación, siempre y cuando dichos gastos estén presupuestados en sus respectivos proyectos, aprobados por las fuentes cooperantes.
• Otras funciones que asigne el Consejo Directivo.

5. Requisitos para el puesto 

• Profesional con título universitario en Administración de Empresas, Ciencias Contables, Ciencias Económicas, Administración Financiera.
• Experiencia mínima de 5 años como administrador en instituciones públicas o privadas.
• Capacidad de gestión para la toma de decisiones y resolución de problemas.
• Manejo de MS Office (Excel, Word, PowerPoint)
• Capacidad en la elaboración y redacción de Informes Financieros
• Conocimiento acreditado del idioma ingles. Se tomara en cuenta el nivel alcanzado.
• Se tomara en cuenta si cuenta con experiencia de trabajo con organizaciones sociales y/o comunidades nativas.

6. Disponibilidad 

Inmediata

7. Duración 

El contrato tendrá una duración de un año desde la fecha de firma del contrato. Plazo que podrá ser prorrogado de acuerdo al desempeño laboral. El contrato estará sujeto a la modalidad de personal en planilla.

8. Requisitos del proceso de selección

• Hoja de vida hasta un máximo de 8 pág. A4 donde contenga datos personales, de estudios y experiencia laboral. Adjuntar copias de documentos que sustenten su experiencia y conocimientos (copias de certificados).
• Carta de expresión de interés y presentación personal de 1 a 2 pág. A4 en idioma castellano indicando la Remuneración Bruta que considere apropiada para su nivel o ultima remuneración recibida.
• Tres referencias de Instituciones en los 4 últimos años, indicados en el CV descriptivo.